A diferencia de una empresa consolidada, una startup tiene recursos limitados y menor margen de error para cometer errores financieros. 

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En este sentido, entender los distintos tipos de costes y cómo afectan a la rentabilidad de la empresa es esencial para tomar decisiones que impulsen el crecimiento y aseguren la sostenibilidad.

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En este artículo analizamos cómo gestionar los costes de productos o servicios en distintos tipos de empresas y su papel en la toma de decisiones.

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En una startup, la gestión de los costes se vuelve crítico debido a los recursos limitados y a la necesidad de ser rentables rápidamente. Al comprender y gestionar los costes, una startup puede reducir el desperdicio de recursos, optimizar su flujo de efectivo y posicionarse mejor en el mercado. Este control de costes es vital para evitar problemas financieros y asegurar una base sólida para el crecimiento.

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Pero… ¿qué se entiende por costes en una empresa?

La palabra “Costes” en una compañía hace referencia al total de recursos económicos necesarios para producir un bien o servicio que luego será entregado al cliente. Estos costes no solo incluyen los materiales y la mano de obra, sino también otros factores que pueden variar según el tipo de empresa: comercial, industrial o de servicios.

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Cada tipo de empresa enfrenta diferentes necesidades y desafíos en la gestión de sus costes. A grandes rasgos, podemos distinguir entre tres tipos principales:

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Empresas comerciales

Las empresas comerciales no producen sus propios bienes; su actividad principal consiste en la compra y venta de productos adquiridos de otros fabricantes o proveedores. En este caso, el coste de producto se basa en el precio de compra al proveedor, además de otros costes necesarios para poner el producto en manos del cliente, tales como:

• Costes de compra: Incluyen el precio de los bienes adquiridos, así como gastos adicionales, como el transporte y los impuestos o aranceles si se adquieren productos en el extranjero.
• Costes de almacenamiento: Gastos asociados al mantenimiento del inventario, incluyendo alquiler y administración de almacenes.
• Costes de venta: Incluyen gastos de marketing, sueldos de personal de ventas y, en algunos casos, alquiler de puntos de venta.
• Costes generales y administrativos: Gastos generales para mantener el día a día de la empresa, como salarios de administración, tecnología y amortización de equipos, entre otros.
• Costes financieros:  Intereses y comisiones de préstamos o créditos que se utilizan para financiar las operaciones comerciales.

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Empresas industriales

Las empresas industriales se caracterizan por fabricar sus propios productos, lo cual implica una estructura de costes más compleja que incluye , además de los mencionados anteriormente, los costes de producción, entre los que se encuentran, principalmente:

• Costes de materias primas: Gastos asociados a los materiales básicos necesarios para la fabricación.
• Costes de transformación: Gastos que convierten las materias primas en productos finales, incluyendo salarios de trabajadores de producción, maquinaria y consumo de energía.

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Empresas de Servicios

Este tipo de empresas se dedican a ofrecer servicios intangibles y, por lo tanto, no requieren inventarios ni almacenamiento de productos. Su estructura de costes incluye:

• Costes de prestación de servicios:  Gastos relacionados con el personal de servicio, software, equipos de comunicación, y otros recursos necesarios para proporcionar el servicio.
• Costes de venta, generales y administrativos, y financieros: Similares a los de las empresas comerciales e industriales, destinados a captar clientes y gestionar las operaciones de la empresa.

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¿Cómo se clasifican los costes en una empresa?

Una correcta clasificación de los costes es fundamental para una buena gestión financiera en startups y pymes. Entre estas clasificaciones podemos mencionar las siguientes:

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Según su naturaleza contable:

• Costes directos: Aquellos que pueden asignarse directamente al producto, como las materias primas o el salario de trabajadores en una línea de producción específica.
• Costes indirectos: Costes como el alquiler, la energía o la administración, que no se pueden asociar de forma directa a un solo producto. Para facilitar su cálculo, se pueden dividir los gastos indirectos entre distintos centros de coste, de acuerdo con el tiempo y los recursos que se han dedicado al producto.

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Según el comportamiento frente al nivel de actividad:

• Costes fijos: Permanecen constantes independientemente del nivel de producción o actividad (ejemplo: alquiler de oficinas).
• Costes variables: Cambian en proporción directa al nivel de actividad o producción (ejemplo: materias primas).
• Costes semivariables o mixtos: Tienen una parte fija y una variable (ejemplo: factura de electricidad con un coste base fijo y consumo variable).

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Según la relación con el producto o servicio:

• Costes operativos: Relacionados directamente con la operación diaria del negocio (ejemplo: salarios de empleados de producción).
• Costes no operativos: Derivados de actividades que no son parte del negocio principal (ejemplo: intereses por préstamos).

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Según el comportamiento su necesidad:

• Costes no discrecionales: Imprescindibles para la operación segura de la compañía, el cumplimiento de la ley y las normativas específicas.  No pueden omitirse sin poner en riesgo la integridad de las operaciones, los empleados, los clientes y la empresa en general.
• Costes discrecionales: Aquellos no esenciales para la seguridad y cumplimiento normativo, pero que pueden contribuir a la mejora de la operación, la calidad del producto o servicio, la experiencia del cliente, o el crecimiento del negocio.  Pueden ajustarse, posponerse o eliminarse sin comprometer la seguridad o el cumplimiento normativo. 

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Según la capacidad de ser controlados:

• Costes controlables: Aquellos que pueden ser gestionados y modificados por la empresa a corto plazo (ejemplo: costes de publicidad).
• Costes no controlables: Escapan del control directo de la empresa (ejemplo: impuestos gubernamentales).

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Según el impacto temporal:

• Costes corrientes (opex): Asociados a actividades del período actual (ejemplo: salarios del mes).
• Costes de capital (capex): Relacionados con inversiones de largo plazo (ejemplo: compra de maquinaria).

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¿Qué son los centros de costes en una empresa y para qué sirven?

La división de la compañía en centros de coste se refiere a una metodología de gestión financiera y contable que segmenta la empresa en diferentes unidades o áreas funcionales, denominadas "centros de coste". Cada centro de coste representa una parte específica de la empresa donde se generan o consumen recursos, y su objetivo es facilitar el análisis, control y asignación de los costes. Dividir la empresa en centros de coste facilita el cálculo de rentabilidad. Los centros de coste pueden incluir áreas de producción, administración y ventas. Con esta metodología, una startup puede calcular la cantidad de recursos que cada centro de coste utiliza para un producto en particular, mejorando la precisión del cálculo y optimizando la rentabilidad.

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Características clave de los centros de coste:

1. Identificación de áreas funcionales: Cada centro corresponde a una actividad, departamento, o proceso clave de la empresa (ejemplo: producción, ventas, administración).
2. Responsabilidad financiera: Se asignan costes específicos a cada centro, permitiendo evaluar su desempeño económico y su impacto en la rentabilidad global.
3. Facilita la toma de decisiones: Ayuda a identificar ineficiencias o áreas con alto consumo de recursos, lo que permite tomar decisiones informadas para optimizar el uso de los mismos.

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Tipos comunes de centros de coste:

1. Centros de coste funcionales: Departamentos que realizan funciones específicas, como producción, ventas o marketing.
2. Centros de coste geográficos: Segmentación basada en la ubicación, útil para empresas con operaciones en distintas regiones.
3. Centros de coste de proyecto: Asignados a iniciativas temporales o específicas, como el desarrollo de un nuevo producto.
4. Centros de coste de servicio: Áreas que no generan ingresos directamente, pero apoyan a otros centros (ejemplo: recursos humanos o TI).

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Ventajas de dividir la empresa en centros de coste:

1. Control detallado: Permite analizar cómo se están utilizando los recursos en cada área.
2. Cálculo preciso de rentabilidad: Identifica cuáles centros de coste son más eficientes o rentables.
3. Asignación eficiente de recursos: Facilita la redistribución de recursos hacia áreas más productivas.
4. Mayor accountability: Cada departamento es responsable de sus costes, promoviendo una gestión más consciente.

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Ejemplo práctico:

‍Una empresa de software puede dividirse en los siguientes centros de coste:

• Desarrollo de producto: Costes de programación, licencias de software, sueldos de desarrolladores.
• Marketing: Costes de publicidad, diseño gráfico, eventos promocionales.
• Ventas: Comisiones de vendedores, gastos de desplazamiento.
• Administración: Sueldos del personal administrativo, alquiler de oficinas.

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Esta división facilita analizar cómo contribuyen estas áreas al coste total del producto, identificando oportunidades de mejora o ahorro. Reducir costes es esencial para mejorar la rentabilidad de una startup o pyme sin afectar la calidad del producto o servicio. Algunas estrategias incluyen:

1. Negociación con proveedores: Lograr descuentos por volumen o condiciones de pago más favorables ayuda a reducir los costes de compra.
2. Optimización del uso de recursos: Maximizar la eficiencia del personal y de los equipos reduce costes de producción o prestación de servicios.
3. Reducción de costes fijos: Subcontratar servicios o compartir espacios de trabajo puede ser una opción para reducir gastos fijos en las primeras etapas.
4. Automatización de procesos: Implementar software o tecnología para tareas repetitivas puede reducir los costes operativos a largo plazo.

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Gestionar costes como clave del éxito empresarial

La gestión eficiente de los costes no es solo una tarea contable, sino un pilar estratégico para garantizar la sostenibilidad y el crecimiento de cualquier empresa, especialmente en startups y pymes donde los recursos son limitados y cada decisión tiene un impacto significativo.

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Comprender las diferentes categorías de costes, su comportamiento y su impacto en las operaciones permite a los emprendedores tomar decisiones informadas que optimicen los recursos y mejoren la rentabilidad. Herramientas como la división en centros de coste, el análisis del punto de equilibrio y la implementación de estrategias de reducción de gastos son esenciales para identificar oportunidades de mejora y minimizar desperdicios.

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Por último, una gestión eficaz de costes no debe centrarse únicamente en la reducción, sino en encontrar el equilibrio entre invertir en lo imprescindible, controlar los gastos y mantener la calidad del producto o servicio. Al hacerlo, las empresas no solo sobreviven, sino que también crean bases sólidas para competir, innovar y crecer en mercados cada vez más exigentes.

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En un entorno donde cada euro cuenta, gestionar los costes con precisión y estrategia es la diferencia entre el éxito y el fracaso.