El proceso de justificación puede marcar la diferencia entre que una ayuda se convierta en un recurso financiero consolidado o en un riesgo de reintegro que afecte directamente a la salud financiera de la empresa.
¿Qué es la justificación de una ayuda?
Es el proceso formal mediante el cual la empresa acredita ante el organismo financiador que:
- Los gastos e inversiones han sido realizados y pagados de acuerdo con lo aprobado en la solicitud.
- Se han cumplido los objetivos técnicos o de negocio descritos en el proyecto.
- Se han respetado los plazos, condiciones y límites definidos en la resolución.
Este proceso no es un simple trámite administrativo. Es la llave que abre la puerta al cobro definitivo de la ayuda y que protege a la empresa frente a posibles reintegros o sanciones financieras.
¿Por qué es tan importante justificar correctamente?
1. Porque sin justificación, no hay cobro… o hay que devolverlo
Ejemplo práctico: CDTI (Centro para el Desarrollo Tecnológico y la Innovación)
En líneas como PID, NEOTEC o LIC, CDTI realiza pagos a medida que se justifica el avance del proyecto. Esto implica la presentación de:
- Informes técnicos
- Facturas y pagos efectivos
- Nóminas y evidencias de dedicación de personal
- Auditorías externas, en muchos casos obligatorias.
Si la justificación es incompleta o incorrecta, no solo se bloquean los siguientes desembolsos, sino que incluso se puede exigir la devolución total de lo recibido, más intereses legales. Y esto ocurre con más frecuencia de la que parece.
2. Porque protege tu tesorería
Un error común de muchas startups es considerar el dinero recibido como “propio y definitivo” desde el primer momento. Pero en líneas de subvención a posteriori, como por ejemplo:
- Subvenciones de I+D de ACCIÓ (Cataluña)
- Torres Quevedo o Ramón y Cajal (contratación de personal investigador, Ministerio de Ciencia)
- Proyectos de cooperación internacional financiados por la UE
... la empresa debe anticipar el gasto y justificarlo antes de recibir el reembolso. Un error de planificación o una justificación denegada pueden generar tensiones de liquidez e incluso poner en riesgo la continuidad de la empresa.
3. Porque afecta a futuras ayudas
Todos los organismos de financiación pública revisan el historial de cumplimiento de las empresas solicitantes antes de conceder nuevas ayudas:
- CDTI o Ministerio de Ciencia revisan los expedientes anteriores antes de conceder nuevas ayudas.
- Horizonte Europa o programas de la UE directamente pueden excluir a entidades con antecedentes de mala gestión o justificación incompleta.
- Algunas CCAA como la Comunidad de Madrid o Junta de Andalucía tienen sistemas de puntuación en los que la calidad de justificaciones anteriores cuenta.
Una mala gestión o incumplimiento puede cerrarte puertas futuras o reducir significativamente el importe subvencionado.
4. Porque da credibilidad ante inversores y socios
Desde la perspectiva de un CFO, justificar correctamente una ayuda pública es más que un trámite: es una muestra de madurez financiera y de gestión.
Cuando una empresa demuestra capacidad para cumplir con exigencias técnicas, administrativas y financieras de organismos públicos, transmite:
- Transparencia
- Capacidad operativa
- Control financiero
Esto es muy valorado por inversores en rondas futuras, fondos de venture capital, entidades bancarias o incluso socios comerciales.
En cambio, el historial de problemas con ayudas públicas (reintegros, inspecciones, informes no aceptados) puede restar confianza y frenar decisiones de inversión.
¿Qué implica justificar correctamente?
Justificar bien no es solo presentar facturas. Requiere una combinación de disciplina contable, visión financiera y alineación operativa.
Los elementos más comunes que se deben preparar son:
- Documentación contable: facturas, pagos, conciliaciones bancarias
- Documentación laboral: nóminas, contratos, partes de horas, vida laboral
- Documentación técnica: informes de avance, entregables, publicaciones, prototipos
- Documentación formal: modelos oficiales, declaraciones juradas, auditorías
- Registros y evidencias: actas, correos, capturas de uso de software, etc.
Cada organismo tiene sus plantillas, plazos y requisitos. La clave está en planificar la justificación desde el día 1 del proyecto, no cuando se acerca el plazo de entrega.
Recomendaciones prácticas para justificar correctamente las ayudas
- Define responsables desde el inicio
No dejes la justificación solo en manos del departamento financiero. Involucra también al equipo técnico, legal y de RRHH si aplica. - Haz cierres parciales
Cada 2-3 meses, recopila la documentación y revisa internamente el estado del proyecto. Esto evita acumulaciones o errores en el último momento. - Conserva evidencias más allá del gasto
No basta con pagar una factura. Muchos organismos piden demostrar el uso y ejecución real del gasto: informes, entregables, resultados tangibles. - Trabaja con asesores si el proyecto es complejo
En ayudas con gran carga técnica o administrativa, contar con asesores especializados puede evitar errores costosos. No es un gasto, es una póliza de seguro. - No hagas cambios sin comunicarlo
Si hay desviaciones técnicas, cambios de proveedor, reestructuración de personal… informa al organismo. Muchas entidades permiten modificaciones si se justifican antes de ejecutar el cambio.
La fase de justificación no es un trámite secundario. Es la etapa que garantiza el cobro, la consolidación y la trazabilidad de los fondos públicos recibidos.
Desde la experiencia de Intelectium nuestra recomendación es clara: planifica, documenta y revisa. Porque una ayuda mal justificada puede convertirse en un problema serio, y una ayuda bien gestionada puede abrir las puertas a muchas más.
Si tienes dudas sobre cómo justificar correctamente una ayuda o necesitas apoyo en este proceso, no dudes en contactar con nosotros a través del siguiente enlace.
