Le processus de justification peut faire la différence entre une aide qui devient une ressource financière consolidée ou un risque de remboursement qui affecte directement la santé financière de l'entreprise.
Quelle est la justification de l'aide ?
Il s'agit du processus formel par lequel l'entreprise certifie à l'organisme de financement que :
- Los dépenses et investissements ont été fabriqués et payés conformément à l'approbation de la demande.
- Ils ont Les objectifs techniques ont été atteints ou activité décrite dans le projet.
- Ils ont délais, conditions et limites respectés défini dans la résolution.
Ce processus n'est pas une simple procédure administrative. C'est la clé qui ouvre la porte à la collecte définitive des aides et qui protège l'entreprise contre d'éventuelles remboursements ou pénalités financières.
Pourquoi est-il si important de justifier correctement ?
1. Parce que sans justification, il n'y a pas de frais... ou vous devez le retourner
Exemple pratique : CDTI (Centre pour le développement technologique et l'innovation)
Dans des lignes telles que PID, NÉOTEC ou CLIQUEZ, Le CDTI effectue les paiements lorsque l'avancement du projet est justifié. Cela implique la présentation de :
- Rapports techniques
- Factures et paiements effectifs
- Salaires et preuves du dévouement du personnel
- Audits externes, dans de nombreux cas obligatoires.
Si la justification est incomplète ou incorrecte, non seulement les décaissements suivants sont bloqués, mais un remboursement complet de ce qui a été reçu, majoré des intérêts légaux, peut même être exigé. Et cela arrive plus souvent qu'il n'y paraît.
2. Parce qu'il protège votre trésorerie
Une erreur courante commise par de nombreuses startups est de considérer l'argent reçu comme « leur propre et définitif » dès le départ. Mais dans les lignes de Subvention après, tels que :
- Subventions de R & D accordées par ACCIÓ (Catalogne)
- Torres Quevedo ou Ramon y Cajal (recrutement de personnel de recherche, ministère des sciences)
- Projets de coopération internationale financé par l'UE
... l'entreprise doit Anticipez les dépenses et justifiez-le avant de recevoir le remboursement. Une erreur de planification ou une justification refusée peuvent créer des tensions de liquidité et même mettre en péril la continuité de l'entreprise.
3. Parce que cela affecte l'aide future
Tous les organismes de financement public examinent le historique de conformité des entreprises candidates avant l'octroi de nouvelles aides :
- CDTI ou Ministère des sciences ils examinent les dossiers précédents avant d'accorder de nouvelles aides.
- Horizon Europe ou les programmes de l'UE peuvent exclure directement des entités ayant des antécédents de mauvaise gestion ou une justification incomplète.
- Certaines communautés autonomes telles que Communauté de Madrid ou Junta de Andalucía ils disposent de systèmes de notation dans lesquels la qualité des justifications précédentes compte.
Une mauvaise gestion ou une non-conformité peuvent Fermez les portes du futur ou réduire de manière significative le montant subventionné.
4. Parce que cela donne de la crédibilité aux investisseurs et aux partenaires
Du point de vue d'un DIRECTEUR FINANCIER, justifier correctement une aide publique est bien plus qu'une procédure : c'est un échantillon de maturité financière et managériale.
Lorsqu'une entreprise démontre sa capacité à répondre aux exigences techniques, administratives et financières des organismes publics, elle transmet :
- Transparence
- Capacité opérationnelle
- Contrôle financier
Il est très apprécié par les investisseurs participant à de futurs cycles, par les fonds de capital-risque, par les banques ou même par les partenaires commerciaux.
D'autre part, un historique de problèmes liés à l'aide publique (remboursements, inspections, rapports non acceptés) peut Détruire la confiance et freiner les décisions d'investissement.
Que signifie justifier correctement ?
Pour bien justifier, il ne suffit pas de présenter des factures. Cela nécessite une combinaison de discipline comptable, vision financière et alignement opérationnel.
Les éléments les plus courants à préparer sont les suivants :
- Documentation comptable: factures, paiements, rapprochement bancaire
- Documentation de travail: paie, contrats, feuilles de temps, vie professionnelle
- Documentation technique: rapports d'avancement, produits livrables, publications, prototypes
- Documentation officielle: modèles officiels, affidavits, audits
- Dossiers et preuves: procès-verbaux, e-mails, captures d'écran de l'utilisation du logiciel, etc.
Chaque agence a ses modèles, ses délais et ses exigences. La clé est dans Planifiez la justification dès le premier jour du projet, et non à l'approche de la date limite de livraison.
Recommandations pratiques pour justifier correctement l'aide
- Définissez les responsables dès le départ
Ne laissez pas la justification uniquement entre les mains du service financier. Cela implique également l'équipe technique, juridique et RH le cas échéant. - Faire des fermetures partielles
Tous les 2 à 3 mois, il collecte la documentation et examine l'état d'avancement du projet en interne. Cela permet d'éviter les accumulations ou les erreurs de dernière minute. - Préservez les preuves au-delà des dépenses
Il ne suffit pas de payer une facture. De nombreuses agences demandent à démontrer utilisation et exécution réelles des dépenses : rapports, livrables, résultats tangibles. - Travaillez avec des conseillers si le projet est complexe
Dans le cas d'une aide comportant une lourde charge technique ou administrative, le fait de faire appel à des conseillers spécialisés peut éviter des erreurs coûteuses. Ce n'est pas une dépense, c'est une police d'assurance. - N'apportez pas de modifications sans les communiquer
S'il y a des écarts techniques, des changements de fournisseurs, des restructurations du personnel... informez-en l'agence. De nombreuses entités autorisent les modifications si elles sont justifiées avant de les exécuter.
La phase de justification n'est pas une procédure secondaire. C'est l'étape qui garantit la collecte, la consolidation et la traçabilité des fonds publics reçus.
D'après l'expérience d'Intelectium, notre recommandation est claire : planifiez, documentez et révisez. Parce qu'une aide injustifiée peut devenir un grave problème et qu'une aide bien gérée peut ouvrir la porte à bien d'autres.
Si vous avez des questions sur la manière de justifier correctement l'aide ou si vous avez besoin d'aide dans ce processus, n'hésitez pas à nous contacter par les moyens suivants lien.
