El procés de justificació pot marcar la diferència entre que l'ajuda es converteixi en un recurs financer consolidat o un risc de reemborsament que afecti directament la salut financera de l'empresa.
Quina és la justificació de l'ajuda?
És el procés formal mitjançant el qual l'empresa certifica a l'organisme finançador que:
- Los despeses i inversions s'han realitzat i pagat tal com es va aprovar a la sol·licitud.
- Tenen Aconseguits els objectius tècnics o negocis descrits en el projecte.
- Tenen terminis, condicions i límits respectats definit en la resolució.
Aquest procés no és un simple procediment administratiu. És la clau que obre la porta al cobrament definitiu de les ajudes i que protegeix l'empresa davant possibles devolucions o sancions econòmiques.
Per què és tan important justificar correctament?
1. Perquè sense justificació, no hi ha cap càrrec... o cal tornar-lo
Exemple pràctic: CDTI (Centre de Desenvolupament Tecnològic i Innovació)
En línies com PID, NEOTEC o FEU CLIC, El CDTI realitza pagaments a mesura que es justifiqui l'avanç del projecte. Això implica la presentació de:
- Informes tècnics
- Factures i pagaments reals
- Nòmines i evidències de dedicació del personal
- Auditories externes, en molts casos obligatòries.
Si la justificació és incompleta o incorrecta, no només es bloquegen els següents desemborsaments, sinó que fins i tot es pot requerir un reemborsament complet del que es va rebre, més interessos legals. I això passa més sovint del que sembla.
2. Perquè protegeix el teu tresor
Un error comú comès per moltes startups és considerar els diners rebuts com “propis i definitius” des del principi. Però en línies de Subvenció després, com ara:
- Ajuts R+D de ACCIÓ (Catalunya)
- Torres Quevedo o Ramón y Cajal (contractació de personal investigador, Ministeri de Ciència)
- Projectes de cooperació internacional finançat per la UE
... l'empresa ha de Anticipar la despesa i justificar-ho abans de rebre el reemborsament. Un error de planificació o una justificació denegada poden crear tensions de liquiditat i fins i tot posar en perill la continuïtat de l'empresa.
3. Perquè afecta els ajuts futurs
Tots els organismes públics de finançament revisen la historial de compliment de les empreses sol·licitants abans de concedir nous ajuts:
- CDTI o Ministeri de Ciència revisen expedients anteriors abans de concedir nous ajuts.
- Horitzó Europa o els programes de la UE poden excloure directament entitats amb antecedents de mala gestió o justificació incompleta.
- Algunes comunitats autònomes com Comunitat de Madrid o Junta d'Andalusia disposen de sistemes de puntuació en què compta la qualitat de les justificacions prèvies.
La mala gestió o l'incompliment poden Tanca portes futures o reduir significativament la quantitat subvencionada.
4. Perquè dóna credibilitat als inversors i socis
Des de la perspectiva d'un CFO, justificar correctament els ajuts públics és més que un tràmit: és una mostra de venciment financer i de gestió.
Quan una empresa demostra la seva capacitat per complir els requisits tècnics, administratius i financers dels organismes públics, transmet:
- Transparència
- Capacitat operativa
- Control Financer
Això és molt valorat pels inversors en futures rondes, fons de capital risc, bancs o fins i tot socis comercials.
D'altra banda, un historial de problemes amb ajudes públiques (devolucions, inspeccions, informes no acceptats) pot Disminuir la confiança i frenar les decisions d'inversió.
Què vol dir justificar correctament?
Justificar bé no consisteix només en presentar factures. Requereix una combinació de disciplina comptable, visió financera i alineació operativa.
Els elements més comuns a preparar són:
- Documentació comptable: factures, pagaments, conciliació bancària
- Documentació de treball: nòmines, contractes, fulls horaris, vida laboral
- Documentació tècnica: informes de progrés, lliuraments, publicacions, prototips
- Documentació formal: models oficials, declaracions jurades, auditories
- Registres i evidències: minuts, correus electrònics, captures de pantalla d'ús de programari, etc.
Cada agència té les seves plantilles, terminis i requisits. La clau està en Planifica la justificació a partir del dia 1 del projecte, no quan s'acosta el termini de lliurament.
Recomanacions pràctiques per justificar adequadament els ajuts
- Definir els responsables des del principi
No deixeu la justificació només en mans del departament financer. També implica l'equip tècnic, jurídic i de RRHH si escau. - Realitzar tancaments parcials
Cada 2-3 mesos, recull documentació i revisa l'estat del projecte internament. Això evita acumulacions o errors a última hora. - Conservar evidències més enllà de les despeses
No n'hi ha prou amb pagar una factura. Moltes agències demanen manifestar-se ús i execució real de despeses: informes, lliurables, resultats tangibles. - Treballar amb assessors si el projecte és complex
En ajudes amb una pesada càrrega tècnica o administrativa, comptar amb assessors especialitzats pot evitar errors costosos. No és una despesa, és una pòlissa d'assegurança. - No facis canvis sense comunicar-ho
Si hi ha desviacions tècniques, canvis de proveïdor, reestructuracions de personal... informar l'agència. Moltes entitats permeten modificacions si es justifiquen abans d'executar el canvi.
La fase de justificació no és un procediment secundari. És l'escenari que garanteix la captació, consolidació i traçabilitat dels fons públics rebuts.
Des de l'experiència d'Intelectium, la nostra recomanació és clara: planificar, documentar i revisar. Perquè les ajudes mal justificades poden convertir-se en un greu problema, i les ajudes ben gestionades poden obrir la porta a molts més.
Si tens dubtes sobre com justificar adequadament l'ajuda o necessites suport en aquest procés, no dubtis en posar-te en contacte amb nosaltres a través del següent enllaç.
